Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот


Рано или поздно любая компания сталкивается с необходимостью автоматизации документооборота. Проблем, которые приводят к этому решению, несколько:
  • тратится много времени на поиск документа
  • документы теряются
  • процесс согласования договора вместо одного дня может занимать месяцы
А  хочется, чтобы все было максимально быстро и без досадных ошибок. В этом должна помочь автоматизация документооборота. Благодаря ей все документы  будут храниться упорядоченно в цифровом формате. А еще в ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) удается привести в порядок ваши бизнес-процессы, связанные с движением документов в компании. Например, из 200 цепочек согласования документов сделать 30, убрав все дублирующие и ненужные. 

Эффективность автоматизации документооборота

Думаем, бросать стандартные фразы о том, чем вам поможет внедрение электронного документооборота бесполезно. Поэтому остановимся на всем понятных цифрах. 
По статистике 60% рабочего времени сотрудников тратится на рутинные операции, из них 40% на поиск и согласование документов. Внедрение электронной системы документооборота позволяет сократить время, затрачиваемое на рутинные действия на 80%.
Также отмечается, что: 
  • после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  • стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.
И самое главное: 90% компаний отмечают окупаемость инвестиций в автоматизацию документооборота. 

Система для автоматизации документооборота

Систем для автоматизации документооборота на рынке довольно много. От  простых до сложных программ корпоративного уровня. 
Одной из самых знаменитых и функциональных является программа 1С:Документооборот. Это решение входит в линейку программ 1С:Предприятие и создано на одноименной платформе. 
От других программ для автоматизации документооборота данное решение отличает несколько моментов: 
  • Программа успешно работает с другими решениями фирмы 1С. Например, 1С:Документооборот бесшовно интегрируется с 1С:ERP. Интеграция такая мягкая, что пользователи даже не замечают, что в процессе работы выполняют действия уже в другой программе. А это многого стоит. Ведь пользователи, зачастую, консервативны и не любят осваивать несколько программ. 
  • 1С:Документооборот - это очень функциональное решение. Оно автоматизирует не только простое хранение документов, но и поддерживает сложнейшие схемы их движения внутри компании. А еще имеет полезный функционал для протоколирования собраний и создания поручений сотрудникам по результатам проведенного мероприятия.
  • Так как программа 1С:Документооборот создана на платформе 1С:Предприятие, пользователь не ограничен в выборе обслуживающих компаний. Таким образом удается существенно снизить затраты на поддержку
  • Экономичная стоимость для решений такого класса. 
  • Бесплатное мобильное приложение. Благодаря этому дополнению, согласовывать договора руководитель может со своего смартфона. А это значительно ускоряет процесс подписания документов. 



Внедрение системы для автоматизации Документооборота: своими силами или обратиться к специалистам? 

Есть два подхода к внедрению документооборота: либо вы внедряете программу своими силами, либо обращаетесь к экспертам. Второй вариант предпочтительнее сразу по нескольким причинам:

Во-первых, внедрением будут заниматься специалисты, которые знают все функциональные возможности программы и особенности внедрения. Благодаря этому, вам удастся использовать программу наиболее оптимально, ограничившись минимальными доработками.

Во-вторых, штатные специалисты зачастую сильно загружены поддержкой IT инфраструктуры компании, поэтому на внедрение нового функционала, тем более такого масштабного, остается совсем немного времени. Поэтому, внедрение займет либо гораздо больше времени, чем при обращении к экспертам, или не дойдет до конца. 

В-третьих, эксперты по документообороту проведут комплексный анализ бизнес-процессов в вашей компании и дадут рекомендации по тому, как сделать их более оптимальными. 

Внедрение системы для автоматизации Документооборота: сроки и стоимость? 

Стоимость внедрения системы для автоматизации документооборота - это не только цена самой программы. Это еще и большой объем работ по настройке системы и обучению персонала.
Выделим основные этапы внедрения: 
  • Обследование предприятия
  • Установка, настройка и доработка программы под ваши бизнес-процессы
  • Обучение пользователей
  • Запуск в промышленную эксплуатацию
Стоимость внедрения для каждого клиента всегда рассчитывается индивидуально. Она зависит от сложности бизнес-процессов, численности сотрудников и блоках программы, которые необходимо внедрить. 
Если мы говорим о блоках внедрения в программе 1С:Документооборот, то там мы можем выделить следующие: хранение документов, ведение договорной работы (создание и согласование договоров), организация мероприятий и учет рабочего времени. 
Средний срок внедрения системы  автоматизации документооборота от 3 до 6 месяцев. 

Вопросы по автоматизации вы документооборота можете задать нашим специалистам по телефону (351) 235-38-68